Come apporre data certa al DVR (Documento di Valutazione dei Rischi)

La redazione del Documento di Valutazione dei Rischi è uno degli obblighi principali di ogni datore di lavoro. Si tratta di un documento fondamentale, che serve a individuare tutti i pericoli connessi con lo svolgimento dell’attività lavorativa e quantificarne il rischio, cioè la probabilità che un pericolo si trasformi in effettivo danno per la salute e la sicurezza dei lavoratori.

DVR: cos’è e quando è obbligatorio

Il DVR, o Documento di Valutazione dei Rischi, è un documento che riporta una relazione sulla valutazione di tutti i rischi per la sicurezza e la salute durante l’attività lavorativa e l’indicazione delle misure di prevenzione e di protezione attuate e dei dispositivi di protezione individuali adottati. 

Come specificato nell’Articolo 17 del Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro (D.lgs. 9 aprile 2008, n. 81), “la valutazione di tutti i rischi con la conseguente elaborazione del documento previsto” è uno degli obblighi che il datore di lavoro non può delegare a terzi, insieme alla designazione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi.

La valutazione dei rischi non si limita a riportare organigramma della sicurezza e pericoli relativi all’attività lavorativa, ma deve analizzare i singoli fattori di rischio nelle diverse operazioni svolte all’interno dell’azienda e stabilire tutte le misure di prevenzione messe in atto per migliorare la sicurezza dei lavoratori. 

La redazione del DVR, ai sensi del D.lgs. 81/2008, è obbligatoria per tutte le imprese che abbiano almeno un dipendente. Come si legge all’Articolo 28, “in caso di costituzione di nuova impresa, il datore di lavoro è tenuto ad effettuare immediatamente la valutazione dei rischi elaborando il relativo documento entro 90 giorni dalla data di inizio della propria attività”.

Documento di Valutazione dei Rischi: cosa prevede la Legge

Il Documento di Valutazione dei Rischi deve essere redatto seguendo le specifiche indicate dalla Legge. Per riassumere, il DVR deve:

• descrivere dettagliatamente tutti i rischi legati allo svolgimento dell’attività lavorativa e alle diverse mansioni dei lavoratori (inclusa una valutazione dello stress correlato al lavoro e i rischi specifici per le lavoratrici gestanti);
• indicare le misure di prevenzione e protezione da implementare per eliminare i rischi a carico dei lavoratori;
• includere una relazione sui criteri adottati per la valutazione dei singoli fattori di rischio nei luoghi di lavoro;
• per ogni singola valutazione, includere la scelta delle misure di prevenzione e protezione adottate (inclusi i dispositivi di tutela delle condizioni dei dipendenti);
• contenere una relazione dettagliata sul programma di miglioramento della sicurezza aziendale, che includa una programmazione (completa di date) delle misure da implementare nel tempo per mitigare o eliminare i rischi presenti;
• contenere l’organigramma completo della sicurezza.

Non meno importante, affinché il DVR sia a norma di legge, è che tale documento sia aggiornato costantemente, e che dia indicazioni sullo stato di avanzamento del programma di miglioramento indicato.

Cosa si intende per data certa del DVR?

In base al Testo Unico, il Documento di Valutazione dei Rischi deve avere data certa, ovvero deve essere possibile provare in maniera inconfutabile e legalmente valida che il documento è stato redatto in una certa data.

La questione della data certa del DVR compare al Comma 2 dell’Articolo 28 del Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro. Qui viene precisato che il DVR “può essere tenuto (...) su supporto informatico e, deve essere munito anche tramite le procedure applicabili ai supporti informatici di cui all’articolo 53, di data certa o attestata dalla sottoscrizione del documento medesimo da parte del datore di lavoro”. 

Come specificato nello stesso articolo di legge, la sottoscrizione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione, del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza e del medico competente (ove nominato) sono richiesti “ai soli fini della prova della data”. 

Ciò significa che la sottoscrizione del DVR da parte di queste figure non implica una validazione del suo contenuto, ma serve soltanto a dare prova della data di redazione del documento. Agli obblighi previsti dalla Legge si aggiunge l’indicazione fornita dalla giurisprudenza italiana: secondo la Sentenza n. 43840/2008 della Suprema Corte di Cassazione, infatti, un documento privo di data certa non è idoneo a dimostrare che lo stesso sia stato prodotto prima della data di un eventuale accertamento.

Apposizione data certa al DVR: come fare

Esistono diversi modi per apporre data certa a un DVR Sicurezza, che sia elaborato in formato cartaceo o digitale. 

Se il Documento di Valutazione dei Rischi è redatto su carta, la data certa si può stabilire con uno dei seguenti metodi:

• sottoscrizione congiunta del Datore di Lavoro, del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP), del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza o del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza Territoriale (RLS/RLST) e del Medico Competente;
• invio del DVR al proprio indirizzo aziendale tramite Raccomandata senza busta con avviso di ricevimento intestato al mittente;
• autentica del notaio che produce “copia conforme” del DVR con apposizione della data certa e della propria firma.

È bene sapere che il vecchio servizio “Data Certa” di Poste Italiane, che permetteva di attestare la data del documento tramite apposizione di un timbro postale, è stato sospeso a decorrere dal 1 aprile 2016.

Chi decide di elaborare il Documento di Valutazione dei Rischi su supporto informatico, come previsto dall’Articolo 28 del Testo Unico, ha a disposizione altri metodi altrettanto efficaci per apporre data certa al documento:

• invio del DVR in formato PDF tramite PEC (alla casella PEC aziendale o ad altro indirizzo PEC);
• registrazione del DVR su blockchain;
• apposizione di una marca temporale, che ai sensi del CAD permette di attribuire al documento “una data ed un orario opponibili ai terzi” tramite una firma digitale generata dall’Ente Certificatore accreditato che emette le marche temporali.

Apporre una marca temporale a un documento è semplicissimo: grazie al servizio online di Marche Temporali non c’è bisogno di installare alcun software specifico. Per avere un DVR a norma di Legge è sufficiente caricare il proprio documento (in formato PDF o DOCX): il sistema provvederà ad apporre la marcatura temporale più idonea in pochi istanti. 

Come verificare la marcatura temporale di un documento

Verificare la validità di firma digitale e marcatura temporale di un documento è un’operazione da non sottovalutare: le specifiche in materia di digitalizzazione cambiano velocemente, e i certificati di firma possono nel tempo scadere o essere revocati.

Marcatura temporale: cos’è e come funziona

Il CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale definisce la marcatura temporale come il “risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi”.

La validazione temporale si può applicare anche ai documenti non firmati digitalmente, e consiste nella generazione e apposizione di una marca temporale che certifica l’esistenza di un determinato documento a partire da un certo momento e se ne garantisce la validità nel tempo.

Nel momento in cui si marca un documento, il certificatore accreditato emette una firma digitale per quel file che è univocamente associata a una data e un’ora certa, dati che diventano così opponibili a terzi.

Quando usare la marcatura temporale?

Richieste di finanziamento, documenti di valutazione dei rischi e documenti contabili sono alcuni degli atti che andrebbero marcati temporalmente, ma lo stesso discorso vale per qualunque tipo di documento e comunicazione in cui la data e l’ora d’invio possono risultare dirimenti per questioni legate a scadenze, contratti e accordi commerciali.

L’uso della marca temporale è inoltre consigliato ogniqualvolta ci sia da tutelare il diritto d’autore: l’apposizione di un sigillo con data e ora, infatti, dimostra a tutti gli effetti l’esistenza di bozze, foto, contenuti e progetti in un dato momento e permette di tutelare la propria opera da plagi e utilizzi non previsti.

Anche i musicisti possono trovare nella marcatura temporale una soluzione semplice e veloce per proteggere le proprie composizioni: il sigillo certificato può essere utilizzato per certificare l’esistenza di un’opera e la sua paternità, e può essere una buona alternativa al deposito in Siae.

Che formato può avere un file marcato temporalmente?

Fatture, documenti e comunicazioni su cui è stata apposta una marca temporale possono assumere diversi formati:

• M7M: è il formato di un file su cui vengono apposti contemporaneamente firma e marca temporalmente;
• PDF: tra i più utilizzati, il formato PDF include sia la marca temporale sia il documento marcato, e permette di incorporare nella stessa estensione anche la firma digitale;
• TSD (Time Stamped Data): è il formato che assume un documento nel momento in cui viene marcato temporalmente; anche in questa estensione, il file contiene sia la marca sia il documento originale. È importante sapere che questo tipo di formato non può essere utilizzato per il deposito telematico di atti giudiziari nel processo penale e civile, in quanto non rientra nelle estensioni ammesse nelle specifiche tecniche emanate dal Ministero della Giustizia;
• TST (Time Stamp Token) o TSR (Time Stamp Response): è il file di marcatura separato da quello del documento marcato.

Come verificare la marcatura temporale

I prestatori di servizi fiduciari attivi in Italia mettono a disposizione diversi metodi di verifica delle marche temporali, dai servizi accessibili online alle applicazioni web e per smarphone. 

Anche i kit di firma digitale come la Business Key di InfoCert o la Aruba Key permettono di eseguire la verifica: quando si trova all’interno di un software, infatti, questa funzionalità è in genere integrata nell’applicazione che si usa di solito per firmare e marcare digitalmente i documenti.

Ciò significa che se si dispone di un software di firma digitale, per verificare la validità di una marcatura temporale non è quasi mai necessario scaricare e installare nuove app.

Come verificare la marca temporale con Dike GoSign

Uno dei software più utilizzati per la verifica di marcature temporali è Dike GoSign di InfoCert, che ha sostituito le varie versioni di Dike e che è disponibile per desktop oppure come app per smartphone scaricabile su Play Store e Apple Store.

In entrambi i casi, per procedere è sufficiente selezionare la voce Verifica nella schermata principale e trascinare i file da validare all’interno dell’app. A quel punto, se la verifica è andata a buon fine compare un’icona verde, ed è possibile aprire la sezione Dettagli, che mostra tutte le marche temporali e tutte le firme digitali contenute nel documento ed esaminate.

Il software di InfoCert è molto intuitivo e usa i colori per indicare l’esito della verifica:

• verde: la verifica ha dato esito positivo: firme e marche temporali sono valide e il documento ha pieno valore legale;
• azzurro: firma e marca temporale sono valide ma potrebbero non essere riconosciute dalla normativa aggiornata;
• arancione: indica che è stata eseguita una verifica sul Root Certificate della firma ma non nelle  liste dei certificati scaduti, revocati o sospesi (che ogni Certificatore è tenuto a rendere pubblici appunto per consentire tali verifiche).

Se la verifica non va a buon fine, o non vengono individuati firme né marche nel documento esaminato, sulla schermata principale compare un triangolo arancione che segnala pericolo. In ogni caso, terminata l’operazione è possibile ottenere un report di verifica, che include tra le altre cose data e ora della verifica e i dati sulle firme e sulle marche temporali verificate.

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La procedura telematica di registrazione nella cessione quote di una SRL

La cessione di quote di una SRL è l’operazione in cui uno dei soci consegna la propria partecipazione a un altro socio oppure a persone estranee alla società. Nel caso della cessione quote SRL tra vivi si tratta di una vera e propria vendita, che prevede il pagamento di un corrispettivo per l’acquisizione della quota, e che può essere gestita da un professionista abilitato. 

La cessione di quote nelle SRL

La cessione di quote di una società di capitali può avvenire per motivi economici o strategici, ma anche in presenza di disaccordi tra i soci. Una volta eseguiti tutti gli studi preliminari del caso, il professionista incaricato passa alla redazione degli atti (trasferimento quote e procura speciale al professionista incaricato), che va registrato all’Agenzia delle Entrate e depositato presso la Camera di Commercio.

L’operazione di cessione quote si considera chiusa nel momento in cui, ottenuta la ricevuta di registrazione dall’Agenzia delle Entrate, si comunica la cessione alla Camera di Commercio, ovvero si conclude la pratica di variazione al Registro delle Imprese.

Cessione quote SRL dal commercialista: quando è prevista

Secondo quanto disposto dalla Legge 133/2008, l’atto di trasferimento di quote societarie deve essere “depositato, entro trenta giorni, presso l’ufficio del registro delle imprese nella cui circoscrizione è stabilita la sede sociale, a cura di un intermediario abilitato ai sensi dell’art. 31, comma 2-quater, della legge 24 novembre 2000 n. 340”. 

Ciò significa che gli atti relativi alla cessione quote di una SRL possono essere depositati per l'iscrizione presso il Registro delle Imprese da un professionista iscritto nell'Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili, esplicitamente incaricato dagli aventi parte.

Tale possibilità riguarda esclusivamente il trasferimento quote SRL tra vivi e a titolo oneroso. Sono quindi esclusi da tale procedura i seguenti atti:

• costituzione di usufrutto o di pegno;
• donazione;
• costituzione di fondo patrimoniale;
• costituzione in trust;
• divisione della comunione ereditaria o cessione di quota ereditaria tra fratelli o verso altri eredi.

L’iscrizione al Registro delle Imprese è comunque obbligatoria ogni volta che si verifica un trasferimento di proprietà, e anche laddove intervengano modifiche del diritto di usufrutto o di pegno, in caso di sequestro e di intestazione o reintestazione fiduciaria.

La cessione quote SRL con procedura telematica

L’apertura ai Commercialisti non è l’unica novità prevista dalla legge citata rispetto all’usuale procedura notarile (effettuata ai sensi dell’art. 2470 del codice civile): come si legge nel testo, “l’atto di trasferimento (...) può essere sottoscritto con firma digitale, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione dei documenti informatici”.

Dal 22 ottobre del 2008, in sostanza, il trasferimento quote SRL tra vivi a titolo oneroso può avvalersi di due utili strumenti digitali: la firma digitale, per la sottoscrizione dell’atto di cessione, e la marcatura temporale, necessaria per certificare la data dell’atto e quindi definire la scadenza perentoria dei 30 giorni. 

La procedura telematica della cessione quote così descritta è riassumibile nei seguenti passaggi:

• redazione degli atti (convertiti in ultimo nel formato PDF/A);
• firma digitale degli atti da parte di tutti i comparenti;
• firma digitale del commercialista e marcatura temporale del file;
• registrazione della pratica presso l’Agenzia delle Entrate, tramite il software reso disponibile su Fisconline.

È di fondamentale importanza che la marca temporale venga separata dall’atto di cessione quote, poiché il software dell’Agenzia delle Entrate richiede che venga caricata in un file separato, nel formato .TSR. Gli atti digitalmente firmati, invece, vanno caricati nel consueto formato .P7M. 

La marcatura temporale nella cessione di quote SRL

La marcatura temporale sugli atti di cessione quote va apposta al momento dell’ultima firma digitale delle parti: lo stabilisce il decreto del direttore dell'Agenzia delle Entrate n. 42914/2009, che dispone:

L’atto di trasferimento delle partecipazioni (...) deve recare i seguenti ulteriori elementi distintivi: a) la firma digitale dell’intermediario, quale soggetto obbligato a richiedere la registrazione; b) la marca temporale apposta al momento dell’ultima firma digitale delle parti.

I termini per la registrazione dell’atto presso l’Agenzia delle Entrate (20 giorni) e per l’iscrizione nel Registro delle Imprese (30 giorni) decorrono dalla data della marca temporale, che viene apposta contestualmente all’ultima firma delle parti. Affinché la pratica vada a buon fine, è necessario che le date di atto, marcatura temporale e trasmissione dei file all’Agenzia delle Entrate coincidano.

La cessione di una quota ereditaria

La cessione di una quota ereditaria a titolo gratuito, come anticipato, richiede la redazione di un atto pubblico o, in alternativa, una scrittura privata autenticata dal notaio. Come previsto dall’art. 2470 del codice civile, in caso di trasferimento quote mortis causa l’atto deve essere presentato su richiesta dell’erede o legatario del socio, e va in ogni caso iscritto presso il Registro delle Imprese.

Come disposto dalla circolare n. 3649/C del Ministero dello Sviluppo Economico, che riporta le specifiche tecniche per la presentazione delle domande di iscrizione al Registro delle Imprese, nella trasmissione telematica la distinta va sottoscritta digitalmente dall'intermediario incaricato solo nel caso in cui questi sia un soggetto diverso dall'obbligato.

All’istanza va allegata una dichiarazione sostitutiva di notorietà sottoscritta da almeno un erede (con firma digitale o in forma autografa con allegato documento di identità) e firmata digitalmente da chi presenta la domanda. 

Cessione di quota ereditaria: i costi

L’atto di trasferimento di quote sociali, che è generalmente soggetto a imposta di bollo, prevede un’esenzione totale nel caso di cessione gratuita di quota ereditaria tra fratelli o verso altri eredi, prevista dalla legge italiana laddove venga assicurata la prosecuzione dell’attività d’impresa o del controllo sulla stessa per almeno 5 anni. 

L’istanza può essere depositata dagli eredi o dal professionista incaricato: in questo caso, alla pratica va allegata la ricevuta di registrazione, completa di firma digitale e marcatura temporale rilasciata dall’Agenzia delle Entrate, contenente l’atto di trasferimento - anch’esso sottoscritto dalle parti e dal professionista e marcato temporalmente.

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Come usare le Marche Temporali nei referendum online: il caso del Referendum No Green pass

Con un emendamento al decreto Semplificazioni, in Italia è stata introdotta la possibilità di sottoscrivere online referendum nazionali e leggi di iniziativa popolare.

L'obiettivo è quello di raggiungere il tetto delle 500.000 firme entro il 30 settembre, per poter poi celebrare il referendum nella primavera del 2022. Per scoprire le ragioni del referendum e leggere i quattro quesiti proposti ti rimandiamo al sito ufficiale www.referendumnogreenpass.it, di seguito vedremo le modalità attraverso cui validare la propria firma.

La procedura di raccolta firme online per il No Green Pass si differenzia dalle altre proposte referendarie (es. Eutanasia Legale), perché non si svolge all'interno di una piattaforma gratuita, e di conseguenza non è sufficiente accedere con il solo SPID.

Per l'autenticazione della firma è necessario dotarsi in particolare di altri due strumenti: la Firma Digitale e la Marca Temporale.

Nello specifico (come indicato anche sul sito) il primo passo da compiere è quello di scaricare e compilare quattro moduli.

Dopodiché, si passa alla firma vera e propria. Per farlo bisogna essere in possesso della Firma Digitale, e se il dispositivo di firma lo consente, in seconda battuta si procede con l’apposizione della Marca Temporale. Vediamo allora cos'è la Marca Temporale e come utilizzarla nel referendum sull'eliminazione del Green Pass.

Cos'è e come apporre la Marca Temporale nel Referendum No Green Pass

La Marca Temporale è un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico (in questo caso il modulo referendario), garantendone la validità nel tempo.

Nel caso del Referendum No Green Pass, va utilizzata se si dispone dell'email ma non della PEC, perché questo è l'unico modo per associare un riferimento temporale certo al modulo referendario.

Su Marchetemporali.net hai la possibilità di utilizzare marche temporali singole, senza dover acquistare pacchetti di marche né disporre di alcun software. Una volta sul sito, per apporre la marca temporale basta seguire questi semplici passaggi:

1. CARICA IL FILE del modulo referendario (formati supportati: DOCX/PDF/JPG/PNG): è possibile marcare più documenti contemporaneamente

2. VERIFICA E CONFERMA (controlla le informazioni necessarie per Marcare il documento e renderlo "unico")

3. SCEGLI IL SERVIZIO (puoi scegliere i servizi facoltativi di Stampa ed Invio per Raccomandata a casa)

4. EFFETTUA IL PAGAMENTO

Per i passaggi finali di invio dei documenti firmati ti rimandiamo alle indicazioni contenute nel sito ufficiale del Referendum.

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Data e orario certo su un documento

Un esempio di utilità della marca temporale è riconducibile a un caso avvenuto di recente presso il Tribunale di Bergamo, il quale aveva ritenuto non provata l’esistenza di un rapporto lavorativo perché i documenti presentati in istanza erano privi di una data certa, per cui non possedevano valore legale ai fini della causa in corso.

Quindi utilizzando in pochi secondi www.marchetemporali.net darete validità legale e data certa a un documento e vi proteggete da costosi problemi.