Non limitarti a firmare digitalmente gli atti, ma prolunga la validità dei documenti digitali con la marcatura temporale.

Con il processo di digitalizzazione, e con la conseguente sostituzione dei documenti cartacei con i nuovi documenti informatici, è emersa anche la problematica della data certa, validità e conservazione nel tempo di questi.

Questa problematicità si rafforza quando alcuni strumenti digitali hanno una validità temporale limitata nel tempo, come ad esempio la firma digitale, i cui certificati scadono dopo soli 3 anni.

Ha ancora validità legale un documento digitale dopo che i certificati di firma con cui è stato sottoscritto sono scaduti?

Il Notariato sulla Marcatura Temporale

Come indica lo stesso Notariato (Commissione Informatica) nella sua documentazione dedicata alla marcatura temporale per il mantenimento dell’efficacia probatoria propria dei documenti informatici sottoscritti con firma elettronica e, quindi, per consentire anche a distanza di anni la loro verifica, non sarebbe sufficiente procedere ad una semplice archiviazione informatica del documento, ma occorre la manutenzione dell’archivio con l’apposizione di marche temporali e la loro rinnovazione periodica.

Come garantire nel tempo la piena validità del documento informatico

In pratica un notaio che riceve un documento informatico sottoscritto con firma elettronica, potrà provvedere egli stesso all’apposizione della marcatura temporale. in modo da garantire ai documenti anche a distanza di anni la piena efficacia probatoria, mettendosi al riparo dalla naturale scadenza e da eventuali revoche delle chiavi della Firma Digitale

L'importanza della marcatura temporale per la cessione quote

Quando ad esempio supervisionerai la cessione di quote di società ricordati di marcare anche il documento. L’atto sottoposto a validazione temporale al fine di attribuire la data certa allo stesso ne garantirà la validità nel tempo, anche se i certificati di sottoscrizione dei firmatari del documento sono scaduti, sospesi o revocati.